Invitación de boda con QR: cómo funciona el pase y la entrada, paso a paso
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En corto: en una invitación de boda con QR, cada familia confirma desde su propia liga y en ese momento recibe un pase con código QR, con los nombres de quienes van y su mesa. El día de la boda, alguien de su staff escanea el pase con la cámara de su teléfono, ve si es válido y registra quién llegó, aunque la familia llegue por partes. Ustedes ven en su panel cuántos ya entraron y quién falta. Abajo están el flujo completo, los casos difíciles (sin QR, sin confirmar, sin señal) y una lista para preparar la entrada.
Qué es (y qué no es) una invitación con QR
“Invitación con QR” se usa para cosas distintas, y conviene saber cuál están contratando:
| Tipo de QR | Para qué sirve | ¿Controla la entrada? |
|---|---|---|
| QR impreso que abre una invitación digital | Llevar del papel al sitio de la boda | No |
| QR con la ubicación del salón | Abrir el mapa | No |
| QR del álbum en las mesas | Que los invitados suban sus fotos (álbum de fotos con QR) | No |
| Pase QR personal | Saber en la puerta quién es, cuántos son y en qué mesa van | Sí |
Este artículo trata del último: un pase por invitación, distinto para cada familia y ligado a su confirmación, que solo cubre a las personas que confirmaron.
Cómo funciona, en 4 pasos
1. La familia confirma desde su liga
Cada invitación tiene su propia liga, con el nombre de la familia y sus pases. Escriben el nombre de cada persona que va a usar un pase, contestan las preguntas que ustedes hayan activado y tocan «Confirmar y generar mi pase», sin descargar nada ni crear cuentas. Más sobre la confirmación de asistencia y el paso a paso en cómo hacer una invitación digital con confirmación.
2. Reciben su pase con QR
En la misma pantalla aparece su pase de entrada:
- el código QR;
- su mesa (o «por asignar», si todavía no la tienen);
- la lista de quienes usarán cada pase, con su menú si lo eligieron.
La invitación les pide tomar una captura de pantalla o volver a abrir su liga el día de la boda. Si dejaron su correo, también les llega una copia del pase por correo, en cualquier paquete (avisamos que puede caer en spam). Si después editan su respuesta, no hace falta otro QR: el código no lleva los nombres, y en la entrada siempre aparece la versión más reciente.
3. Su staff lo escanea con el teléfono
En la entrada, la persona encargada apunta la cámara de su teléfono al QR (no necesita instalar ninguna app). Se abre la página de verificación con:
- «Pase válido» (o un aviso, si algo no cuadra);
- el nombre de la invitación y quiénes vienen;
- su mesa y un plano sencillo del salón con esa mesa marcada, para orientar al invitado.
Para registrar el ingreso, ese teléfono debe tener abierta la sesión del panel con la contraseña de staff; sin ella, se ve si el pase es válido, pero no se registra nada.
4. Se registra el ingreso (aunque lleguen por partes)
Todos los nombres aparecen marcados. Si llega toda la familia, un toque en «Registrar ingreso» y listo. Si solo llega una parte, el staff desmarca a quienes faltan y aparece, por ejemplo, «Llegaron 2 de 4»; cuando lleguen los demás, se vuelve a escanear el mismo pase.
En su panel, la pestaña Entrada lleva la cuenta en vivo: cuántas personas ya ingresaron, qué familias llegaron a medias y cuántas faltan.
Qué ve cada quien
| Quién | Qué ve | Qué no ve |
|---|---|---|
| El invitado | Su pase con QR, su código, su mesa y la lista de quienes usan sus pases | Nada de otras familias |
| Quien escanea el QR | Si el pase es válido, el nombre de la invitación, quiénes vienen, su mesa y el plano con su mesa marcada | La invitación, correos, teléfonos ni alergias: el QR lleva solo una clave del pase, distinta del código de la invitación |
| Su staff con su contraseña | Solo tres pestañas: Mesas, Entrada y Actividad. Puede registrar llegadas, sentar o mover familias de mesa y bajar la lista en CSV | Teléfonos, correos, notas ni respuestas de los invitados. Tampoco puede cambiar el plano ni la lista de invitados |
| Ustedes | Todo su panel, con la entrada en vivo | — |
El QR abre la puerta, no la invitación. Más detalle en pases QR y entrada.
Los casos difíciles de la entrada
Así se resuelve cada situación:
| Situación | Qué aparece al escanear | Qué hace el staff |
|---|---|---|
| Llega solo parte de la familia | La lista con todos marcados | Desmarca a quienes faltan; después reescanea el mismo pase |
| El pase ya se usó completo | «Ya registró ingreso», con la hora | Nada: no se cuenta otra vez. Si alguien comparte su captura, ese escaneo no suma personas |
| Llega sin QR o sin batería | — | En la pestaña Entrada lo busca por nombre o por mesa y registra su ingreso a mano |
| Llega sin haber confirmado | «Sin confirmar»: el pase es válido, pero esa familia no respondió | Indica cuántas personas llegan, hasta el número de pases de esa invitación |
| Había dicho que no iba, y llegó | «Avisó que no asistiría» | Puede registrarlo de todos modos, con una confirmación extra. No tendrá mesa asignada |
| Traen a alguien que no estaba en su pase | La lista solo tiene a quienes confirmaron, dentro de sus pases | No se puede registrar a una persona de más: aplica la regla que ustedes hayan decidido |
| Se registró a alguien por error | — | En la pestaña Entrada toca «Deshacer» |
Lo que ningún sistema decide por ustedes es qué hacer con quien llega sin lugar. Déjenlo por escrito antes (por ejemplo: “se le acomoda en los lugares libres y se le avisa a [nombre]”). Si les preocupan los que no responden, en invitados que no confirman hay mensajes para cerrar la lista a tiempo.
¿Y si no hay señal en el salón?
En haciendas y jardines pasa seguido. Así funciona:
- Del lado del invitado, el pase no depende de la señal: si confirmó desde ese teléfono, al volver a abrir su liga el pase aparece aunque no haya conexión, y la captura de pantalla funciona siempre.
- Del lado del staff, verificar un pase sí necesita datos o wifi. Sin conexión, la página de verificación (si ese teléfono ya la abrió antes, por eso sirve la prueba del día anterior) dice «Sin conexión» y deja intentar de nuevo, pero nunca da un pase por bueno sin revisarlo. Si se cae la red justo al registrar, primero comprueba si quedó registrado y no lo duplica.
Por eso recomendamos tres cosas: probar la señal en la visita al salón (en el lugar exacto de la entrada), pedir el wifi del salón para el teléfono de la entrada y llevar impresa la lista, que el panel exporta en CSV. Si la red falla un rato, el staff palomea en papel y, cuando vuelve la señal, registra a mano a esas familias en la pestaña Entrada para que la cuenta quede completa.
Cómo preparar la entrada (lista para el día antes)
- Crear la contraseña de staff en su panel y compartirla, junto con la liga del panel, solo con quien va a atender la entrada.
- Que el staff inicie sesión en su teléfono un día antes y escanee un pase de prueba (el de un familiar que ya confirmó, o el de la invitación de ejemplo).
- Exportar la lista en CSV e imprimirla como respaldo.
- Tener las mesas listas, para que el pase y el plano digan dónde se sienta cada familia. Para eso sirve cómo organizar las mesas de una boda y el plano de mesas del panel.
- Decidir las reglas: quién llega sin confirmar, quién trae a alguien extra y a quién se le consulta en la puerta.
- Batería y señal: cargador o batería externa para el teléfono de la entrada, y el wifi del salón anotado.
- Dos personas en la puerta si la boda es grande: una escanea y otra busca a mano a quien llega sin QR.
Mensaje para mandar a los invitados un día antes
¡Mañana nos vemos! Para entrar más rápido, tengan a la mano su pase con código QR: está en la misma liga de su invitación (o en la captura que tomaron). Y si no lo encuentran, no se preocupen: en la entrada los buscamos por su nombre.
Nota para su staff (para copiar y mandarle)
Gracias por ayudarnos en la entrada. Escanea el QR de cada familia con la cámara del teléfono, con la sesión del panel abierta. Si dice «Pase válido», toca «Registrar ingreso»; si falta alguien, desmárcalo antes de registrar y, cuando llegue, vuelve a escanear el mismo pase. Si alguien no trae su QR, búscalo por nombre en la pestaña Entrada. Si dice «Sin confirmar» o «Avisó que no asistiría», consulta con [nombre y teléfono] antes de registrar.
¿En qué paquete viene el pase QR?
En Y nos casamos, el pase QR con registro de entrada es la principal diferencia entre el Esencial y el Completo:
| Paquete | Pase QR y registro de entrada |
|---|---|
| Esencial (ver precio vigente) | No lo trae. Confirman en línea, sin código QR. Se agrega con el complemento Pase QR + registro de entrada (ver precios), o con Día perfecto (ver precios), que además trae preguntas a los invitados y plano de mesas |
| Completo (ver precio vigente) | Incluido, con llegadas por partes, plano de mesas, copia del pase por correo y un video para su staff |
| Premium (ver precio vigente) | Todo lo del Completo, más capacitación por videollamada a su staff, contacto previo con él y monitoreo el día de la boda |
Los precios llevan IVA incluido. La copia del pase por correo viene en todos los paquetes. Todo lo que trae cada paquete está en precios.
Pruébenlo como invitados
Abran la invitación de ejemplo de Ana & Luis, confirmen como la Familia Hernández y escaneen el pase desde otro teléfono. Verán la misma pantalla que verá su staff en la puerta, con el registro de ingreso y la llegada por partes. Es una demostración: no se guarda nada.
Preguntas frecuentes
¿Mis invitados tienen que descargar una app?
No. La invitación y el pase se abren en el navegador del teléfono, desde la liga que les mandan por WhatsApp. Su staff tampoco instala nada: escanea con la cámara.
¿Qué pasa si un invitado pierde su QR o borra la captura?
Vuelve a abrir la liga de su invitación y ahí está su pase. Y si llega sin teléfono, el staff lo busca por nombre o por mesa en la pestaña Entrada y registra su ingreso a mano.
¿Alguien puede entrar con el QR de otra persona?
Cada pase cubre solo a las personas que confirmaron, con sus nombres, y el staff los ve al escanear. Cuando ya entraron todas, un nuevo escaneo dice que el ingreso ya estaba registrado y no suma a nadie.
¿Funciona sin señal en el salón?
El invitado puede mostrar su pase sin señal, pero verificarlo en la entrada necesita datos o wifi en el teléfono del staff. Prueben la señal antes, pidan el wifi del salón y lleven la lista impresa como respaldo.
¿El paquete Esencial trae pase QR?
No. El Esencial trae la confirmación en línea sin QR; el pase y el registro de entrada se agregan con el complemento Pase QR + registro de entrada, o vienen incluidos desde el Completo.
¿Ustedes van a la boda a operar la entrada?
No. La entrada la atiende su staff, su wedding planner o alguien de confianza. En el Completo les damos un video para su staff, y en el Premium una capacitación por videollamada y monitoreo ese día.
Véanlo funcionando: abran la invitación de ejemplo o vean la función Álbum de fotos con QR.
