Cómo hacer la lista de invitados de boda en Excel por familias (+ plantilla gratis)

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Por qué por familias y no por persona

En México se invita por familia: «Familia Rivera, 4 pases». Si la lista va persona por persona, pasan tres cosas:

• No saben cuántas invitaciones mandar. 150 nombres no dicen si son 50 sobres o 90.
• La confirmación se vuelve un enredo. La tía responde «vamos todos» y nadie sabe si «todos» son 3 o 6.
• Las mesas se complican. Una familia se sienta junta; si cada persona es una fila suelta, hay que volver a juntarlas a mano.

Con una fila por invitación, la lista responde sola cuántas invitaciones y cuántas personas. Así se ve con Ana & Luis, nuestra pareja de ejemplo:

El 66 sirve para mandar mensajes y pedir confirmaciones; el 150, para el banquete.

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Las columnas que sí necesitan

Mientras menos columnas, más fácil es mantener la lista al día. Estas son las que recomendamos (las seis primeras ya vienen en la plantilla):

Tres reglas que ahorran dolores de cabeza:

1. Un teléfono por invitación, el de quien de verdad lee los mensajes en esa familia (muchas veces no es el del abuelo, sino el de la hija). A 10 dígitos para México; si vive en otro país, con + y la lada: +1 312 555 0101.
2. El nombre, tal como lo quieren ver escrito. «Familia Rivera Soto» o «Tía Lupita y Pepe», no «los de Toluca».
3. Nada de filas de totales en medio de la lista. Los totales van aparte (en la plantilla, en la hoja Resumen).

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Cómo contar los pases (para que nadie interprete)

El pase es un lugar con nombre. Si la invitación dice «4 pases», son cuatro personas, ni una más. Los casos que más dudas dan:

Si dudan entre la fila de los papás o una propia, pregúntense quién va a contestar el mensaje.

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Niños: cuéntenlos desde el principio

Los niños sí cuentan como pases: ocupan silla y, casi siempre, plato. Lo que cambia es el menú, y a veces el precio por persona que les da el banquete. Por eso conviene una columna Niños con cuántos de esos pases son niños: «Familia Rivera Soto · 4 pases · 2 niños».

• Si la boda es sin niños, los pases son solo de adultos y hay que decirlo con claridad (y con cariño) en la invitación: hay frases para copiar en cómo poner «sin niños» en la invitación.
• Si sí hay niños, sumen la columna aparte para pedir menú infantil y decidir si habrá mesa de niños (en cómo organizar las mesas explicamos cuándo conviene).

En una invitación de Y nos casamos pueden activar la pregunta «¿Cuántos de ellos son niños?» al confirmar: cada familia la responde y ustedes ven el total en su panel, sin tener que llamar a nadie. Viene incluida en el paquete Completo (ver precio vigente) y en el Esencial se agrega con el complemento Día perfecto (ver precios), que además trae el pase QR y el plano de mesas.

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Grupos: para contar, recortar y acomodar

La columna Grupo dice de dónde viene cada invitación. Usen pocos grupos y siempre escritos igual, porque una hoja de cálculo cuenta «Familia de la novia» y «familia novia» como dos cosas distintas. Estos seis funcionan para casi todas las bodas:

• Familia de la novia
• Familia del novio
• Amigos de la novia
• Amigos del novio
• Trabajo de la novia
• Trabajo del novio

Son los mismos que trae la hoja Resumen de la plantilla, que cuenta sola las invitaciones y los pases de cada grupo. Si necesitan otros («Amigos de los dos»), cámbienlos ahí también.

Los grupos sirven para ver dónde se fue la lista («¿cómo que el trabajo del novio lleva 40 pases?»), para repartir cupos parejos entre las dos familias y, al final, para empezar el acomodo de mesas.

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Listas A, B y C: recortar sin pelear

Casi todas las listas empiezan más grandes que el salón. Lo que mejor funciona es acordar las reglas antes de discutir nombres y marcar cada fila con una prioridad:

Para que la hoja les diga cuántas personas lleva cada prioridad, agreguen la columna Prioridad a la derecha de Notas (columna G) y, en cualquier celda vacía, escriban:

=SUMAR.SI(G2:G1000,"A",B2:B1000)

Cambien la «A» por «B» o «C» para las otras dos. Si su Excel marca error, cambien las comas por punto y coma; en Google Sheets también funciona SUMIF. Ojo: esta fórmula solo suma los pases escritos, así que llenen la columna Pases en todas las filas.

Dos consejos sobre la lista B:

• Manden la lista A con tiempo. Si la fecha límite para confirmar está muy cerca de la boda, no habrá margen para invitar a la B cuando alguien de la A diga que no.
• Que la B no se note. Misma invitación, mismo mensaje cariñoso. Nadie tiene que saber en qué columna estaba.

Para estimar cuántas de las personas invitadas sí llegarán (y no reservar 200 platos para 160), usen la calculadora de invitados.

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Paso a paso con la plantilla (10 minutos)

1. Descarguen la plantilla en Excel o CSV. Es directa: sin correo y sin registro.
2. Borren las filas de ejemplo (todas dicen «Ejemplo» en el nombre).
3. Pidan a cada familia su lista (la de los papás de cada uno, sobre todo) ya en este formato: nombre como en el sobre, pases y teléfono.
4. Escriban una fila por invitación y elijan el grupo de una lista cerrada.
5. Marquen la prioridad A, B o C, si van a recortar.
6. Revisen la hoja Resumen: invitaciones, pases, cuántas no tienen teléfono y cuántas no tienen mesa.
7. Recorten con la prioridad y vuelvan a revisar el Resumen hasta que el total de pases quepa en su salón.
8. Dejen la columna Mesa para el final. Primero confirmaciones, después acomodo.

Descargar la plantilla gratis

La plantilla trae tres hojas: Invitados (Nombre, Pases, Teléfono, Grupo, Mesa y Notas), Instrucciones y Resumen (invitaciones, pases, cuántas tienen teléfono, cuántas siguen sin mesa, y pases por grupo y por mesa). Abre en Excel, Google Sheets, Numbers y LibreOffice, y no se conecta a internet: su lista se queda en su computadora. También hay versión CSV con las cinco columnas principales.

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Cómo pasar la lista a una invitación digital

Una lista bien hecha no se vuelve a capturar. Si su invitación es con Y nos casamos, la plantilla tiene el mismo formato que acepta su panel, y pasarla toma un minuto. El panel no sube archivos: se copia y se pega.

1. En la hoja Invitados, seleccionen desde la celda A1 (Nombre) hasta la última fila con datos de la columna E (Mesa) y copien.
2. En su panel, entren a Invitados → Importar lista y peguen.
3. Revisen la vista previa: les dice cuántas invitaciones y cuántos pases van a entrar, y avisa de nombres o teléfonos repetidos (con la opción de no importar los posibles duplicados), teléfonos que no sirven para WhatsApp, invitaciones de más de 50 pases y mesas que todavía no existen en su plano.
4. Den clic en Importar. La liga personal y el código de cada familia se crean solos.

Detalles que conviene saber:

• Si copian la fila de encabezados, el panel la usa para saber el orden de las columnas y no la importa como invitado. Sin encabezados, el orden tiene que ser Nombre, Pases, Teléfono, Grupo, Mesa.
• Las columnas extra (Notas, Prioridad, Niños) se quedan en su Excel: el panel solo lee esas cinco.
• Si una fila no trae pases, entra con 1.
• Si escriben una mesa que todavía no existe en su plano, el panel guarda el texto y avisa; cuando creen esa mesa, la familia se sienta ahí.

Ya en el panel, cada familia recibe su invitación con su nombre y sus pases («4 pases reservados en tu invitación»), escribe quiénes van y confirma una sola vez. Ustedes ven quién abrió, quién confirmó y quién falta, y desde el mismo panel mandan las invitaciones y los recordatorios por WhatsApp, uno por uno, con la liga de cada familia (los mensajes para los que no contestan están en invitados que no confirman). Y cuando quieran volver a Excel, Exportar CSV les da la lista con estado, confirmados, nombres, grupo y mesa. Más detalle en confirmación de asistencia.

¿Todavía no tienen invitación digital? La misma lista sirve para el organizador de mesas gratis, que también acepta lo que copien de Excel.

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Errores comunes

• «Y familia». Cada quien entiende algo distinto. Escriban el número de pases.
• Llenar las mesas antes de las confirmaciones. Se acomoda dos veces.
• Dos listas que no se hablan (la de la novia en Sheets, la del novio en papel). Una sola lista, compartida.

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Preguntas frecuentes

Véanlo funcionando: abran la invitación de ejemplo o vean la función Confirmación de asistencia.