Calculadora de invitados: cuántos llegan a su boda
Escriban cuántas personas invitan y cómo es su lista. La calculadora estima cuántas llegarán, cuántas mesas necesitan y cómo se reparten los pases.
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Escriban cuántas personas invitan para ver el cálculo.
Es una estimación con supuestos de partida, no una estadística oficial. El número que vale es el de sus confirmaciones.
Cómo usar la calculadora
- Escriban cuántas personas invitan (la suma de los pases) y cuántas invitaciones (familias, parejas o personas solas) van a mandar.
- Elijan cómo es su lista, qué parte de sus invitados tiene que viajar, el día y con cuánto tiempo avisan.
- Ajusten las personas por mesa con lo que les diga su salón y cuántos lugares quieren dejar libres.
- Si ya tienen cotización del banquete, escriban el costo por persona para ver el rango del total.
De dónde salen los porcentajes
No existe una estadística oficial de cuántos invitados llegan a una boda en México, y desconfíen de quien les dé un número exacto. Lo que sí se repite de boda en boda es qué hace que el porcentaje suba o baje. La calculadora parte de estos rangos, que son supuestos razonables y no datos medidos:
| Situación | Supuesto de partida |
|---|---|
| Lista de familia cercana y amigos de verdad | Llega de 85% a 93% |
| Lista mixta | Llega de 75% a 85% |
| Lista con muchos compromisos | Llega de 65% a 78% |
| Invitados que viajan | Llegan entre 60% y 85% de lo que llegaría si vivieran cerca |
| Boda entre semana | De 6 a 12 puntos menos |
| Viernes | De 1 a 4 puntos menos |
| Puente o temporada de fiestas | Hasta 6 puntos menos |
| Aviso con menos de 6 semanas | De 3 a 8 puntos menos |
| Save the date con más de 3 meses | Hasta 2 puntos más |
Si su familia siempre llega completa (o siempre falla), confíen más en eso que en cualquier tabla: marquen «Prefiero usar mi propio porcentaje».
Cuántas mesas necesitan
La cuenta es sencilla: personas que llegan más lugares libres, entre personas por mesa, redondeado hacia arriba. Como referencia, una mesa redonda de 1.50 a 1.60 m suele usarse para 8 a 10 personas, pero la cifra que vale es la de su salón. Dejen de 2 a 4 lugares libres para el primo que sí vino o el acompañante que no estaba en la lista. Cuando tengan las confirmaciones, acomoden a cada familia con el organizador de mesas gratis o lean cómo organizar las mesas de una boda.
Pases e invitaciones: no es lo mismo
Una invitación es lo que mandan: una por familia, pareja o persona sola. Un pase es un lugar dentro de esa invitación. «Familia Rivera, 4 pases» es una invitación y cuatro personas. Las invitaciones les dicen cuántos mensajes mandar; los pases, cuántas personas esperar. Si su promedio sale arriba de 3 pases por invitación, revisen que no estén contando niños o acompañantes que no pensaban invitar. Para armar la lista así, descarguen la plantilla de lista de invitados en Excel.
El número para el banquete
Para cotizar, usen el número alto: es mejor que el salón les diga que sí con 172 personas y luego ajustar a 160, que al revés. Para cerrar, el número es el de las confirmaciones. Pregunten desde el principio cuál es el mínimo garantizado y hasta qué fecha pueden mover el número. Y si les falta presupuesto por repartir, prueben la calculadora de presupuesto de boda.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de invitados llega a una boda en México?
No hay una estadística oficial. Depende sobre todo de qué tan cercana es la lista, de cuántos invitados tienen que viajar, del día y de con cuánto tiempo avisaron. La calculadora usa rangos de partida que ustedes pueden cambiar por su propio porcentaje.
¿Con qué número contrato el banquete?
Para cotizar, con el número alto del rango. Para cerrar, con las confirmaciones reales. Pregunten al salón cuál es el mínimo garantizado y hasta cuándo pueden ajustar el número.
¿Cuántas personas caben en una mesa?
Depende del salón. Como referencia, las mesas redondas de 1.50 a 1.60 m suelen usarse para 8 a 10 personas y las de 1.80 m para 10 a 12. Confirmen siempre con su salón.
¿Qué es un pase?
Es un lugar dentro de una invitación. Una invitación para la familia Rivera con 4 pases cubre a 4 personas. La suma de los pases es el total de personas invitadas.
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