Plantilla de lista de invitados para boda en Excel

Cómo usar la plantilla

1. Borren las filas de ejemplo (todas dicen «Ejemplo»).
2. Escriban una fila por invitación: una familia, una pareja o una persona sola. En Nombre, como quieren que aparezca en el sobre: «Familia Rivera Soto», «Tía Lupita y Pepe».
3. En Pases, cuántas personas incluye esa invitación. Si lo dejan vacío cuenta como 1.
4. Teléfono a 10 dígitos (443 123 4567). Si es de otro país, con + y la lada (+1 312 555 0101).
5. Grupo les sirve para contar y recortar: familia de la novia, amigos del novio, trabajo. Mesa es opcional y se llena al final.
6. La hoja Resumen cuenta sola invitaciones, pases, quién no tiene teléfono ni mesa, y pases por grupo y por mesa.

Por qué la lista va por familias y no por personas

En México se invita por familia: «Familia Rivera, 4 pases». Si la lista va persona por persona, el día que tengan que enviar invitaciones no sabrán cuántos mensajes mandar ni a quién, y al confirmar alguien va a responder «vamos todos» sin que quede claro cuántos son. Con una fila por invitación:

• el número de filas es el número de invitaciones que van a enviar;
• la suma de pases es el total de personas invitadas, que es el número que les piden el salón y el banquete;
• cada familia confirma una sola vez, diciendo cuántos de sus pases usa.

Para estimar cuántas de esas personas sí van a llegar, usen la calculadora de invitados.

Cómo recortar la lista sin pelear

Casi todas las listas empiezan más grandes que el presupuesto. Lo que mejor funciona es decidir las reglas antes de discutir nombres: un número de pases para cada lado de la familia, «sin acompañante si no tiene pareja estable», «compañeros de trabajo solo del área»… La columna Grupo está para eso: con el resumen por grupo ven de inmediato dónde se fue la lista. Si necesitan ponerle cifras al banquete, la calculadora de presupuesto les ayuda a ver cuánto pesa cada invitado.

Cómo pasarla a su panel de Y nos casamos

Si su invitación es con nosotros, esta lista entra a su panel en un minuto. El panel no sube archivos: se copia y se pega, y funciona igual desde Excel, Google Sheets o Numbers.

1. En la hoja Invitados, seleccionen desde la celda A1 (Nombre) hasta la última fila con datos de la columna E (Mesa), y copien (Ctrl + C o Cmd + C).
2. En su panel, entren a Invitados → Importar lista y peguen.
3. Revisen la vista previa: el panel avisa de nombres o teléfonos repetidos, teléfonos que no sirven para WhatsApp, pases de más de 50 y mesas que todavía no existen en su plano.
4. Den clic en Importar. La liga personal y el código de cada familia se crean solos.

Detalles que conviene saber:

• Si copian también la fila de encabezados, el panel la usa para saber el orden de las columnas y no la importa como invitado. Si la copian sin encabezados, el orden tiene que ser Nombre, Pases, Teléfono, Grupo, Mesa.
• La columna Notas se queda en su Excel: el panel no la lee.
• No agreguen filas de totales en la hoja Invitados: se pasarían como invitados. Los totales ya están en Resumen.
• Con el CSV pueden hacer lo mismo: ábranlo en Excel o en el Bloc de notas, copien todo y péguenlo.
• Si escriben una mesa que todavía no existe en su plano, el panel guarda el texto y avisa; cuando creen esa mesa, la familia se sienta ahí.